Tầm quan trọng của phần mềm kiểm soát tài liệu ISO

Chứng nhận ISO 9001 là tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu về hệ thống quản lý chất lượng. Để đạt được và duy trì chứng nhận này, các tổ chức phải có sẵn hệ thống kiểm soát tài liệu mạnh mẽ. Phần mềm kiểm soát tài liệu là một công cụ quan trọng dành cho các công ty được chứng nhận ISO 9001 hoặc đang hướng tới chứng nhận.

Thế nào là kiểm soát tài liệu theo chuẩn ISO?

Kiểm soát tài liệu theo chuẩn ISO là một quá trình nhằm đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được tạo ra, duy trì, cập nhật và sử dụng hiệu quả. Quá trình này bao gồm các bước sau:

• Xác định tài liệu cần kiểm soát: Bước đầu tiên là xác định tất cả các tài liệu cần thiết cho QMS, bao gồm các tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài.
• Phân loại tài liệu: Tài liệu được phân loại theo các tiêu chí như mức độ quan trọng, tần suất sử dụng, và phạm vi áp dụng.
• Xác định chủ sở hữu tài liệu: Mỗi tài liệu cần có một chủ sở hữu chịu trách nhiệm cho việc tạo, duy trì, và cập nhật tài liệu đó.
• Xác định phiên bản tài liệu: Mỗi tài liệu có một phiên bản duy nhất được coi là phiên bản hiện hành.
• Xác định lịch sử thay đổi tài liệu: Lịch sử thay đổi tài liệu cần được lưu trữ để theo dõi các thay đổi đã được thực hiện.
• Kiểm soát truy cập tài liệu: Truy cập tài liệu cần được kiểm soát để đảm bảo chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem, sửa, hoặc xóa tài liệu.
• Lưu trữ tài liệu: Tài liệu cần được lưu trữ an toàn để tránh bị thất lạc hoặc hư hỏng.
• Phân phối tài liệu: Tài liệu cần được phân phối đến những người có quyền truy cập.

Kiểm soát tài liệu theo chuẩn ISO là một yêu cầu quan trọng của các tiêu chuẩn ISO, bao gồm ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, và ISO 45001:2018. Việc kiểm soát tài liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các tài liệu QMS luôn được cập nhật chính xác và đầy đủ, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chất lượng, môi trường, và an toàn sức khỏe nghề nghiệp.

Phần mềm kiểm soát tài liệu là gì?

Phần mềm kiểm soát tài liệu là một loại phần mềm được sử dụng để quản lý các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện các quy trình kiểm soát tài liệu một cách hiệu quả và chính xác, đáp ứng các yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO.

Các tính năng chính của phần mềm kiểm soát tài liệu bao gồm:

• Quản lý tài liệu theo quy trình: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu theo quy trình chặt chẽ, từ việc tạo mới, phê duyệt, lưu trữ, đến phân phối và sử dụng tài liệu.
• Kiểm soát truy cập tài liệu: Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát truy cập tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem, sửa, hoặc xóa tài liệu.
• Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu: Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật chính xác và đầy đủ.
• Tạo báo cáo tài liệu: Phần mềm giúp doanh nghiệp tạo báo cáo tài liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng tài liệu.

Tầm quan trọng của phần mềm kiểm soát tài liệu

Dưới đây là một số lý do tại sao phần mềm kiểm soát tài liệu lại quan trọng đối với các công ty được chứng nhận ISO 9001

Hợp lý hóa quy trình quản lý tài liệu

Phần mềm kiểm soát tài liệu tối ưu hóa quá trình tạo, xem xét, phê duyệt, phân phối, sử dụng và lưu trữ tài liệu. Nó tự động hóa nhiều tác vụ thủ công liên quan đến quản lý tài liệu, giúp quá trình này nhanh hơn, hiệu quả hơn và ít xảy ra lỗi hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức có số lượng tài liệu lớn vì các quy trình thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.

Nâng cao Sự hợp tác và Giao tiếp

Phần mềm kiểm soát tài liệu tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban và cá nhân khác nhau. Phần mềm này cho phép tất cả các bên liên quan truy cập vào các phiên bản tài liệu mới nhất, giảm nguy cơ xảy ra hiểu lầm và sai sót. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và đánh giá theo thời gian thực, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trên các tài liệu theo thời gian thực, bất kể vị trí của họ.

Tuân thủ Yêu cầu của ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu các tổ chức phải có sẵn các thủ tục và quy trình dạng văn bản. Phần mềm kiểm soát tài liệu giúp các tổ chức đảm bảo rằng tất cả tài liệu của họ đều được cập nhật, có thể truy cập và tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001. Đây là yếu tố quan trọng để duy trì chứng nhận ISO 9001 và tránh các hình phạt do không tuân thủ.

Hỗ trợ Quá trình Cải thiện Liên tục

ISO 9001 được xây dựng xoay quanh khái niệm cải tiến liên tục và phần mềm kiểm soát tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Phần mềm này cho phép các tổ chức theo dõi và giám sát tính hiệu quả của các quy trình và thủ tục của họ, xác định các lĩnh vực cần cải tiến và thực hiện các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng của họ. Đây cũng là một yếu tố quan trọng để duy trì chứng nhận ISO 9001 và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình

Phần mềm kiểm soát tài liệu nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình bằng cách duy trì một hồ sơ rõ ràng về tất cả tài liệu và những thay đổi được thực hiện đối với chúng, cho phép các tổ chức dễ dàng theo dõi ai đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu, thời điểm thực hiện thay đổi và tại sao. Điều này đặc biệt cần thiết trong các ngành mà khả năng truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình đóng vai trò quan trọng, chẳng hạn như ngành y tế và hàng không vũ trụ.

Nâng cao Năng suất và Hiệu quả

Bằng cách tự động hóa nhiều tác vụ thủ công liên quan đến quản lý tài liệu, phần mềm kiểm soát tài liệu sẽ cải thiện năng suất và hiệu quả trong quá trình làm việc. Nó loại bỏ các quy trình thủ công rườm rà, như nộp hồ sơ thủ công và phân phối tài liệu thủ công, giúp giải phóng thời gian và nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng khác. Các tổ chức có số lượng tài liệu lớn nên ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu để giảm thiểu tình trạng quá tải và mất thời gian của các quy trình thủ công.

Dễ dàng truy cập thông tin

Phần mềm quản lý tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập thông tin bằng cách cung cấp một kho lưu trữ tập trung cho tất cả các tài liệu, cho phép nhân viên nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm thông tin mà họ cần, cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức. Điều này đặc biệt cần thiết đối với các ngành công nghiệp nơi việc truy cập thông tin nhanh chóng đóng vai trò quan trọng, chẳng hạn như ngành y tế và dịch vụ khẩn cấp.

Hỗ trợ kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một phần quan trọng của việc duy trì chứng nhận ISO 9001. Chúng giúp các tổ chức đánh giá hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ kiểm toán nội bộ bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng đến tất cả các tài liệu liên quan, giảm thời gian và công sức cần thiết để tiến hành kiểm toán.

Tăng cường bảo mật dữ liệu

Phần mềm kiểm soát tài liệu tăng cường bảo mật dữ liệu bằng cách cung cấp kho lưu trữ an toàn cho tất cả tài liệu, bao gồm các tính năng như xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu và kiểm soát phiên bản để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được phân quyền mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với việc xử lý thông tin nhạy cảm trong tổ chức, chẳng hạn như dữ liệu cá nhân và thông tin bí mật của doanh nghiệp.

Giảm nguy cơ lỗi của con người

Các quy trình thủ công thường dễ xảy ra lỗi, đặc biệt là khi liên quan đến một lượng lớn tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu giảm nguy cơ lỗi do con người bằng cách tự động hóa nhiều công việc thủ công liên quan đến quản lý tài liệu, giúp đảm bảo rằng các tài liệu là chính xác và cập nhật, giảm nguy cơ lỗi và hiểu lầm.

Vtranet - phần mềm kiểm soát tài liệu theo chuẩn ISO

Vtranet là phần mềm kiểm soát tài liệu ISO được phát triển bởi Công ty Cổ phần Vinno. Phần mềm được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý, kiểm duyệt tài liệu thường xuyên, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các tài liệu ISO, bao gồm:

• Quản lý tài liệu ISO theo quy trình: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu ISO theo quy trình chặt chẽ, từ việc tạo mới, phê duyệt, lưu trữ, đến phân phối và sử dụng tài liệu.
• Kiểm soát truy cập tài liệu: Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát truy cập tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem, sửa, hoặc xóa tài liệu.
• Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu: Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật chính xác và đầy đủ.
• Tạo báo cáo tài liệu: Phần mềm giúp doanh nghiệp tạo báo cáo tài liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng tài liệu.

Các tính năng nổi bật của Vtranet

• Đúng theo tiêu chuẩn Quy trình Ban hành tài liệu ISO
• Tự động chuyển đổi file văn bản (Excel, Word, PowerPoint) thành PDF
• Bảo mật thông tin, hạn chế download tài liệu
• Xem tài liệu online không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào.
• Truy cập phần mềm mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị chỉ cần có Internet
• Tách biệt giao diện bộ phận sử dụng tài liệu ISO và bộ phận quản lý tài liệu ISO
• Thống kê số lần xem tài liệu, số lần download tài liệu tức thì
• Phân quyền truy cập tài liệu theo chức vụ, phòng ban
• Phần mềm dễ dàng sử dụng (nhiều trình độ khác nhau)
• Góp ý xây dựng Tài liệu trong quá trình sử dụng
• Báo cáo thống kê Tài liệu, hiệu suất của Nhân viên phòng ISO

Vtranet được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, với quy trình kinh doanh đặc thù, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, và xây dựng.

​Để hiểu rõ hơn về sản phẩm, bạn vui lòng tham khảo thêm tại: https://vinno.vn/san-pham/quan-ly-tai-lieu-iso hoặc Gửi yêu cầu tư vấn online tại đây!

Kết luận

Tóm lại, phần mềm kiểm soát tài liệu là một công cụ quan trọng đối với các công ty được chứng nhận ISO 9001. Phần mềm hợp lý hóa các quy trình quản lý tài liệu, tăng cường hợp tác và giao tiếp, tuân thủ các yêu cầu ISO 9001, hỗ trợ cải tiến liên tục, tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình, cải thiện năng suất và hiệu quả, tạo điều kiện truy cập thông tin dễ dàng, hỗ trợ kiểm toán nội bộ, tăng cường bảo mật dữ liệu và giảm rủi ro của lỗi của con người. Các tổ chức đầu tư vào phần mềm kiểm soát tài liệu sẽ có vị thế tốt để đạt được và duy trì chứng nhận ISO 9001, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng danh tiếng tích cực trên thị trường.